En
la carrera de la contabilidad como en muchas otras carrera profesionales el
orden juega un papel de relevante importancia, ya que al realizar un estado
financiero este puede ser analizado e interpretado por muchas personas desde
los gerentes de la entidad, hasta socios
o accionistas, pero también por diversas entidades financieras, y es por ello
la importancia y la veracidad del buen manejo y confección de las cuentas.
Las cuentas las
definiremos a continuación como el
elemento básico y esencial de la contabilidad;
en la cual se resumen cada hecho que se realice en la entidad a nivel
financiero; sin dejar de lado los
principios de contabilidad generalmente aceptados, donde el profesional de la
contabilidad debe ser objetivo, equitativo, uniforme y material. Por tanto este
a su vez puede discernir y clasificar las cuentas según su naturaleza y
movimiento (Debe y Haber)
Cuentas transitorias:
Las cuentas
transitorias como su nombre lo indica son cuentas de paso o de
permanencia transitoria, de modo que se deben cancelar al cesar el período las mismas,
se usan para reflejar
operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden
efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la
operación comercial efectuada. Ejemplo: Mercancías en Transito; Reclamaciones
Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
Clasificación de cuentas transitorias.
Cuenta, Tipos de
cuenta y saldo:
1.- Costo de Ventas, Auxiliar, Acreedor
2.- Ganancias y
Pérdidas, Auxiliar, Acreedor
3.- Utilidad o
Pérdida del Ejercicio, Auxiliar
Utilización
El uso de cuentas
transitorias permite reconciliar el saldo de la cuenta en su institución
bancaria con el saldo de su cuenta de mayor correspondiente.
Las cuentas transitorias
aseguran que todas las entradas y salidas de pagos se contabilicen en la cuenta
de mayor bancaria cuando el dinero se cargue/abone en la propia cuenta
bancaria. Las entradas y salidas de pagos se contabilizan en la cuenta bancaria
principal una vez se ha recibido e introducido el extracto bancario.
Integración:
El plan de cuentas
que proporciona el sistema estándar contiene varias cuentas transitorias
distintas. Existen cuentas transitorias de cheques a pagar, cheques a cobrar,
giros telegráficos emitidos y débitos bancarios.
La cuenta puente es
una cuenta no contemplada en los catálogos de cuentas, que es utilizada por los software de
contabilidad para realizar movimientos provisionales o temporales.
Cuando se trabaja en
un software de contabilidad, al registrar una operación el registro debe ser
completo y correcto, o de lo contrario
el software no permite continuar con el proceso, y hay casos en que no se tiene
la cuenta adecuada, o la seguridad en la utilización de las cuentas situación
en el cual se utiliza la cuenta puente de forma provisional para que así el
software permite seguir trabajando.
Podríamos decir también que la cuenta puente es utilizada
para “engañar” al software de manera tal que nos permita seguir trabajando, aún
cuando no se utilicen la cuentas correctas.
Cada software contable utiliza una cuenta puente
diferente, e incluso muchos permiten que el mismo usuario la defina.
¿Por qué se usan principalmente las cuentas puentes?
En general tienen una infinidad de usos, pero los más comunes son:
1- Para definir transacciones que no admiten en la realidad jurídica un asiento
en la cuenta real y principal pero debe registrarse por control. Por ejemplo
remisiones de proveedor comprobadas como entradas de almacén.
2- Para generar cruces en operaciones que en software de
carácter administrativo no permiten realizarse por la naturaleza de las
transacciones, por ejemplo, muchos software administrativos no permiten
cancelar cuentas por cobrar a menos que sea por recibos de caja, ni cuentas por
cobrar a menos que sea por egresos, esto por el control modular de los mismos,
y en casos en que exista un cruce de cuentas (cuentas por cobrar canceladas con
disminuciones de cuentas por pagar) no existe un modelo funcional que supla
esta función, lo que se debe hacer es un recibo de caja y un egreso, contra una
cuenta puente definida que cruce la operación, dejando el efecto neto de la
cuenta puente en cero, y en efecto cancelando la cuenta por pagar con la cuenta
por cobrar, manteniendo el control interno.
3- Para alimentar y estructurar proceso de control y auditoría
sobre cuentas fiscales.
4- Para cargar temporalmente cargos contables (valores)
que no tienen una razonabilidad y de manera temporal se imputan a la cuenta
puente mientras se encuentra o determina el respectivo ajuste. Para separar las
salvedades de la información como conceptos contables.
Ejemplo de una cuenta puente generalmente usada:
La cuenta 590505, de pérdidas y ganancias (sic) es usada para saldar todas las cuentas de resultado mientras se hacen cruces y comprobaciones, y esta no es la que queda con el resultado definitivo.
Controles y auditorias de una cuenta puente
Al final de cada ciclo el valor de dicha cuenta deberá ser cero, de lo contrario significara que hubo transacciones pendientes en el mes, es decir, que las transacciones no fueron pertinentes ni oportunas. En cualquier caso esto será sujeto conciliación o ajuste.
Ventajas de las cuentas puente:
1- Apunta a objetivos de oportunidad, asentamiento y resumen e integridad.
2- Facilita las auditorias del proceso que se esté controlando.
3- Sirve para estadísticas de transacción. Como cruces CXC con CXP.
4- Permite continuar usando funcionalidades de los aplicativos con la concepción original, permaneciendo la estabilidad de los mismos.
Desventaja de las cuentas puente:
1- Incrementa los procesos contables.
Fuente primaria # 1
Según lo expuesto por
el señor Benedicto Rodríguez Rojas,
contador 4: las cuentas puente y transitorias no deben ser utilizadas ya
que cada sistema contable cuenta con un
amplio catálogo de cuentas en las que se deben de registrar los diferentes
movimiento de las mismas, en el momento de que ocurren (revelación , y en tal
caso de que alguna cuenta puente o transitoria sea abierta, se utilizará para
dicho fin, pero al final del período debe estar saldado en cero, de modo tal
que se realice el correcto registro
Fuente primaria # 2
Según lo expuesto por
el señor Elmer Durán Jara, CPA 6707, las cuentas
transitorias son utilizadas por algunas empresa, como entidades bancarias, para
registrar anticipos por gastos, ya que
en su momento no se cuenta con el documento “factura” para registrarse el gasto, es por ello que no
se puede cancelar por la subcuenta de caja chica ejemplo: El Banco XYZ,
necesita contratar los servicios por alimentación en el cual figura un catering
service, al cual se le cancelará en efectivo por sus servicios, de modo tal que
se utiliza esta cuenta transitoria para, sacar el efectivo para tenerlo
disponible entre el momento de la entrega del servicio, pero esta cuenta
transitoria anticipo de gastos debe cesar en el plazo de un día hábil, y en el
caso de las cuentas puentes el señor Durán comenta que con los diversos
adelantos tecnológicos las cuentas puentes pasaron de ser cuentas del catálogo en forma manual de la
contabilidad a ser cuentas del sistema informático financiero creados por los
software y que hoy en día no tienen porque
utilizarse a menos que se utilice como plan de contigentencia, por que el
servidor se daño ese día, no hay fluido eléctrico y la planta eléctrica no
sirvió en el momento entonces a nivel bancario se genera una cuenta puente para
cerrar la contabilidad manual ese día, de modo tal que al día siguiente el
orden de la contabilidad sea restaurado.
Fuente primaria # 3
Según lo expuesto por
el señor Misael Marín Barrantes, CPA
código 0021007 del Área de Contabilidad Control de Suministros CCSS. Las cuentas transitorias son
aquellas que como su nombre lo indica, se utilizaran de manera temporal, las mismas se caracterizan porque al final
del período deben de tener saldo en cero, estas cuentas son utilizadas para
sacar la utilidad en el cierre. Ejemplo (cuentas de ingreso, gastos y compras
\ costo de ventas).
Estas cuentas si se
deben utilizar en algún momento de la contabilidad de la empresa, ya que en
ellas se refleja el cierre mensual de la entidad.
Las cuentas puentes
son aquellas cuentas como por ejemplo: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, a
su vez tienen la particularidad, de facilitar el análisis en un proceso de
auditoraje. Y es por ello que no deben de utilizarse.
El criterio
profesional de cada experto en la contabilidad tiene mucha validez y es por este motivo que
cada contador se debe basarse en forma objetiva y uniforme en las diferentes
cuentas del catálogo, y no crear diferentes cuentas a las ya existentes.
